如果你经常使用电脑，你或许熟悉如下困境：有时当你打开一个由其它电脑建立的文档，你发现格式已经混乱，字体改变了。

这个问题的普遍共同原因是这个文档中使用的字体在你的电脑中不存在。这有些关于这个问题的解决方案。

建立文档时，你使用每个电脑都支持的Arial and Times New Roman字体。然而，这将使文档呆板。

复制你使用的这些字体到磁盘或网络服务器，并分发它们给可能想去读或打印你的文档的每个人，这不是个好主意。

这些行为可能非法的。 字体是有版权的软件产品，由国际版权法和单独授权协议保护。即使重新分发所谓的“自由软件”或“公有领域”字体也是有问题的。

除非你创造自己的字体，从白手起家，你永远不能肯定地说，你再分配公共领域的字体，不是来自别人的字体。

许多应用程序包括字体替换功能，如果指定的字体没有安装会选择尽可能密切配合的字体。

一些微软产品提供替代字体和包括TrueType字体嵌入技术。

正如其名称所暗示的这种技术，让你'嵌入'字型在你使用的文档中。

利用该技术，一些应用程序支持TrueType字体嵌入。参考你的使用手册或详细帮助文档。下面的说明和截图来自微软Word 97

要保存一个嵌入字体文档，选择word的“文件”菜单中的“另存为”，然后选“选项”会看到下面这个对话框。

 

图1：Word 97文件保存选项

最新微软产品使用MicroType Express字体嵌入技术－－Agfa公司授权的无损字体压缩技术来减小文档大小。

文件作者酌情选择其他技术减小文档大小。默认情况下，所有用于嵌入的字体的可用的字体风格;正规，粗体，斜体和粗斜体，都会内嵌于Word文件。这将确保该文件可以进行编辑，如果载入到另一台电脑。不幸的是，这使得文档大小远超过实际需要的，如果只需要查看或打印而不是编辑。

新的选项“只嵌入使用字符”迫使word只嵌入使用的字体类型，所以，如果“粗体”类型没用在一个文件中，它不会被嵌入。此外，如果您从任何特定的字体使用少于32个字符，例如标题字体，只有使用的字是嵌入的。这个选项对接受者将不需要编辑的文件最有用。试图编辑该文件将受到限制，因为汉字是从一个默认字体将用于替换那些失踪的嵌入式字体。

典型的文件大小减少作为一个测试，我们创造了一个文件，其中含有短的两个词的标题（ 10个独特字符）和100字的连续文本（使用很多大小写字母） 。标题是Antique Olive粗体，但主体文本设成Century Schoolbook字体。下列文件大小分别报告：

19.5KB - 未使用字体嵌入的Word 97文档

464KB - Word 95保存的嵌入的TrueType档案该文件包含嵌入Century Schoolbook字体和Antique Olive字体的正常，粗体，斜体风格。

181KB - Word 97保存的嵌入的TrueType档案。这个文档包含和前一个文档同样的字体。然而，Word 97使用了 Agfa公司 MicroType Express字体压缩技术来减小文档大小。

48.5KB - Word 97保存的嵌入的TrueType档案,使用“仅嵌入使用字符”选项，嵌入Antique Olive粗体和Century Schoolbook正常体。

检查在您电脑的硬盘上你的TrueType字体文件嵌入级别。然而，字体设计师和创建商就可以决定他们的字体如何，嵌入到你的文件。他们甚至可以决定不容许嵌入。

如果您尝试嵌入已设定为“不嵌入”字体到这个文件 ，然后，他们将不会被包含在内。所以为了节省时间，在嵌入开始之前你也许该选择可嵌入的字体。最简单的检查一种字体嵌入级别的方法是使用微软Windows 95和Windows NT的免费字体属性扩展 。当这个Windows工具下载并安装之后，任何字体你点“右击”，您将可以看到很多信息。

 

图2：Font Properties Extension的嵌入信息

从插图可以看出扩充信息，告诉你嵌入字体的四个可能的级别。

当你购买新字体询问嵌入级别大多数创建者和字型的设计师设定嵌入级别为Editable embedding allowed（可编辑嵌入）或者Preview embedding allowed（预览嵌入）但是，有少数创建者设定嵌入为No embedding allowed（嵌入不允许）的。如果你感到嵌入技术在你的组织有一点位置，购买前一定要询问清楚该字体供应商。